Automatizace oběhu dokumentů
Společností TechExpert poskytuje služby automatizace oběhu dokumentů na základě platformy Microsoft SharePoint. Zapojení portálu oběhu dokumentů umožňuje automatizovat základní procesy práce s příchozími / odchozími i interními dokumenty, zjednodušuje postup pro koordinaci dokumentů, zaznamenávání a kontrolu pohybu oficiální korespondence.
Možností rozhodnutí
O technologii
Systém správy dokumentů je založen na Microsoft SharePoint. SharePoint je výkonná platforma pro automatizaci obchodních procesů včetně pracovního postupu dokumentů.
Funkční možností
Registrace příchozí / odchozí korespondence
- registrace a uložení veškeré příchozí korespondence v jediném elektronickém úložišti
- automatické zasílání oznámení a úkolů odpovědným zaměstnancům
- odeslání korespondenci zúčastněným stranám o seznámeni
- zadávání úkolů pro příchozí dokumenty a sledování stavu jejich provádění
Registrace nákupních požadavků
- adresáře materiálů pro zadávání zakázek (papírnictví, součásti, spotřební materiál atd.) A adresář dodavatelů
- jediné okno pro vytváření nákupních žadostí
- zadávání úkolů oddělení nákupu nebo odpovědnému zaměstnanci v souladu s předem vytvořinými cestamý
- sledování stavu dokončení úkolů a odesílání oznámení o změnách
Příprava a schvalování smluv
- příprava, koordinace a schvalování smluv
- výběr trasy schválení, delegování úkolů, diskuse během schvalování
- sledování stavu plnění úkolů, monitoruje dodržování lhůt
- posílat oznámení v různých fázích procesu
Systematizace a ukládání dokumentů
- skladování všech smluv do jednoho elektronického úložiště
- hledat požadovanou smlouvu jak v jejím obsahu, tak v oblasti karty: protistrana, autor, datum, typ, částka atd.
Řízení příkazamy a pokynamy
- příprava objednávek a pokynů podle šablon předem schválených společností
- koordinace dokumentů na určených trasách
- jmenování úkolů účinkujících po schválení dokumentu s automatickými upomínky a jednoduché způsoby kontroly
Řízení pokynam a úkolam
- zadání úkolu v rámci projektu nebo schůzky
- provozní sledování stavu a lhůt
- odesílat oznámení zúčastněným stranám
Výhody řešení na platformě Microsoft SharePoint
1
Vysoký výkon
2
Kompatibilita s různými zdroji a datovými formáty (Word, Excel, Visio atd.)
3
Automatizace celého cyklu práce s dokumentem
4
Ergonomické rozhraní a integrace s produkty Microsoft Office
5
Pohodlný a cenově dostupný systém pro nastavení obchodních procesů
6
Škálovatelnost a rozšiřitelnost v důsledku postupného zavádění systémových modulů
Školení klíčových uživatelů
Vyškolte své zaměstnance pro další vlastní rozvoj systému:
- mini školení, které podrobně popisuje všechny klíčové funkce funkčnosti Microsoft SharePoint
- školení o tom, jak nezávisle konfigurují pracovní postupy
- doporučení ohledně používání Microsoft SharePoint k řešení problémů.